Ladungsangebote mit einem Klick bei allen Partnern

Die Westfälische Getreide Agentur (WGA) in Ahlen handelt mit Getreide und organisiert die dazugehörige Logistik. Ein fester Teil des Tagesgeschäfts sind Ladungsangebote: Die Disposition stellt zusammen, welche Frachten anstehen, und schickt sie an die Partner im Verteiler. Vor 2021 hieß das: Tabelle pflegen, Mailprogramm öffnen, Empfänger zusammensuchen, übertragen, abschicken. Nach Aussage des Kunden kostete das bis zu 20 Minuten. Jeden Tag.

Und Handarbeit macht Fehler möglich. Das bekannteste Beispiel: die vergessene Blindkopie. Ein unachtsamer Moment, und jeder Empfänger sieht die Adressen aller anderen. Bei einem Verteiler aus Geschäftspartnern ist das mehr als eine Peinlichkeit.

Ein Klick im gewohnten Werkzeug

Die Lösung beginnt dort, wo die Arbeit ohnehin stattfindet: in der Tabelle der Disposition. Sie wird in Google Sheets weitergepflegt wie bisher. Neu ist ein einziger Klick. Er übergibt die aktuellen Angebote an eine Schnittstelle von Metastack, und von dort geht an jeden Kontakt des Verteilers eine eigene E-Mail: zweisprachig auf Deutsch und Englisch, in festem Tabellen-Layout, vom Beladeort bis zum Zeitraum.

Der Einzelversand ist dabei kein Detail, sondern der Punkt. Wo keine Sammelmail mehr existiert, kann auch keine Blindkopie vergessen werden. Die Panne ist nicht unwahrscheinlicher geworden, sie ist technisch unmöglich.

Was hinter dem Klick passiert

Die E-Mails laufen über eine Warteschlange, die den Versand Stück für Stück abarbeitet. Ein Testversand zeigt vorab, wie das Ergebnis aussieht, bevor es an alle geht. Und wenn etwas schiefgeht, wird es automatisch gemeldet, nicht erst bemerkt, wenn ein Partner nachfragt. Die Disposition sieht von alldem nichts: ihre Tabelle, den Klick, das Ergebnis.

Automatisierung gehört dorthin, wo die Arbeit ohnehin schon passiert.

Das ist der Kern dieses Projekts. Kein neues System, das Abläufe ersetzt und Schulungen nach sich zieht, sondern eine Schnittstelle, die sich an das bestehende Werkzeug anschließt und den mechanischen Teil übernimmt. Die Disposition entscheidet, was angeboten wird. Das Zusammenstellen, Formatieren und Verschicken erledigt die Technik. Seit 2021, jeden Tag.