Fotodokumentation für Leute mit Arbeitshandschuhen

Wer am Hafenterminal arbeitet, dokumentiert. Jeder Container, jede LKW-Beladung wird fotografiert: der Zustand, die Ladung, alles, was später Fragen beantworten muss. Bei der D. Heinrichs Logistic GmbH, einem Stauerei- und Hafenlogistikbetrieb, entstanden diese Fotos lange auf Handys. Danach begann die eigentliche Arbeit: Im Büro mussten die Bilder eingesammelt, dem richtigen Auftrag zugeordnet und einsortiert werden. Fehleranfällig, langsam, und ob ein Foto wirklich zu diesem Container gehörte, blieb im Zweifel unsicher.

Ein Scan verbindet jedes Foto mit dem Auftrag

Die Lösung beginnt auf Papier. Auf jedem Auftragszettel klebt ein QR-Code mit allem, was die Zuordnung braucht: Position, Auftragsart, Container-Nummer, Datum. Der Mitarbeiter draußen scannt den Code mit der App, macht seine Fotos, fertig. Bei LKW-Aufträgen fragt die App zusätzlich das Kennzeichen ab. Abtippen muss draußen niemand, verwechseln lässt sich nichts mehr.

Die Bedienung ist für den Arbeitsalltag gebaut, nicht für den Schreibtisch: große Flächen, die man auch mit Handschuhen trifft, drei Kernaktionen — scannen, fotografieren, hochladen. Mehr braucht es draußen nicht, also gibt es auch nicht mehr.

Die Ablage sortiert sich selbst

Mit dem Hochladen legt das System im Firmenarchiv automatisch die komplette Ordnerstruktur an: Jahr, Monat, Position, Auftragsart, Container oder Fahrzeug, jede Datei sauber benannt. Niemand sortiert nach. Das Archiv ist dabei kein neuer Server, sondern die Nextcloud, die der Betrieb ohnehin pflegt. Die App fügt sich in die vorhandene Landschaft ein, statt eine zweite daneben zu stellen.

Offline zuerst

Am Terminal gibt es Funklöcher. Eine App, die dort nur mit Netz funktioniert, funktioniert nicht. Fotos und Aufträge bleiben deshalb auf dem Gerät, bis wieder Verbindung da ist; der Upload läuft sichtbar, mit Fortschrittsanzeige. Eine bewusste Entscheidung gegen den unsichtbaren Abgleich im Hintergrund.

Wer auf den Knopf drückt, sieht, was passiert.

Seit 2023 läuft die App im täglichen Betrieb und wird weiterentwickelt: 2026 kam der Wechsel vom gemeinsamen technischen Zugang auf persönliche Firmen-Logins. Kein spektakulärer Schritt, aber genau die Art von Pflege, die aus einem Werkzeug ein Stück Infrastruktur macht. Und im Büro sortiert niemand mehr Handybilder.