Versand von Logistikaufträgen mit Excel

Die Westfälische Getreide Agentur aus Ahlen verschickt bis zu zwei Mal täglich eine in Excel geführte Auftragsliste an ausgewählte Partner per E-Mail. Diese Arbeit hat bis zu 20 Minuten in Anspruch genommen. Es war also an der Zeit, diese Routinearbeit zu automatisieren.

Die Auftragsliste wurde bisher aus Excel kopiert und in eine neue E-Mail eingefügt. Im ersten Schritt haben wir ein neues Tabellenblatt eingerichtet, das automatisch alle Aufträge aus den anderen Tabellenblättern herausfiltert. Anschließend haben wir die bereits von uns entwickelte API-Schnittstelle um eine passende E-Mail-Funktion erweitert. Beim Versenden der E-Mail wird automatisch auf eine angelegte Verteilerliste in Microsoft Outlook zugegriffen.

Wenn das Unternehmen die Auftragsliste verschicken möchte, genügt ab sofort ein Mausklick auf einen Button innerhalb von Excel und die Liste wird in einem definierten Tabellen-Layout per E-Mail an alle Partner verschickt. Zusätzlich haben wir ein kleines Monitoring hinterlegt, damit im Fehlerfall eine Benachrichtigung erzeugt wird.

Neben der enormen Zeitersparnis werden vor allem die bekannten Fehlerquellen beim Versenden von E-Mails abgestellt. Wem ist es noch nicht passiert, dass die Einstellung für eine "Blindkopie" (BCC) vergessen wurde.